نمودار SIPOC | نقشه برداری فرآیند

نمودار SIPOC | نقشه برداری فرآیند

نمودار SIPOC | نقشه برداری فرآیند

نمودار SIPOC چیست ؟

همانطور که می دانیم طبق تعریف موجود در استاندارد، “هر فعالیتی که با استفاده از منابع و مدیریت بهینه آن، ورودی را به خروجی تبدیل کند” فرآیند نامیده می شود و در مرحله برنامه ریزی می بایست تمامی فرآیند های سازمان را شناسایی کرد. یکی ازبهترین روش های شناسایی فرآیندها استفاده از نمودار SIPOC می باشد.

اولین مرحله در هر پروژه شش سیگما تصمیم گیری در این مورد است که آیا موضوع تحت بررسی متناسب با کاربرد ابزارهایی که در این روش مورد استفاده قرار می گیرد هست یا خیر. نمودار SIPOC حتی روشی برای تعیین این که به طور دقیق چه چیزی باید تبدیل به پروژه شش سیگما بشود ارایه می دهد. این مزیت به طور ویژه درمواردی که آن پروژه اولین پروژه ی شش سیگمایی سازمان باشد ابزاری بسیار مفید و سودمند خواهد بود. درست جایی که سازمان تصمیم می گیرد پروژه ای را دنبال کند، پیچیدگی ها و مشکلات ظاهر می شوند. همانطور که شاعر معروف تی.اس٫الیوت گفته: “سایه، جایی میان ایده و واقعیت، بین حرکت وعمل، اتفاق می افتد. ” نمودار SIPOC این اطمینان را که در پروژه ی شما هیچ سایه ای اتفاق نمی افتد ایجاد می نماید. این نمودار بخشی از روشی است که سازمان را به عملیات تجاری کارآمد تر و کم هزینه بر تر سوق می دهد.

چرا نمودار SIPOC اهمیت دارد ؟

نمودار SIPOC نوعی نقشه برداری از فرآیند است. نقشه برداری فرآیند واژه ای برای توصیف امر تعیین اهداف پروژه و در بعضی موارد گام های دقیق برای دست یافتن به این اهداف می باشد. این نمودار در عین سادگی روشی موثر برای اطمینان از اینکه یکایک اعضای تیم پروژه و رهبر اجرایی آن در هماهنگی و توافق کامل با یکدیگر قرار دارند می باشد. همچنین این نمودار نمایی کلی از فرآیند را در یک نگاه به ما نشان می دهد.

نمودار SIPOC نمودار نهایی از نقشه فرآیند در سطح بالا (یعنی بدون توجه به جزئیات)، یعنی همان نقشه ای که رهبر پروژه برای تشریح سریع پروژه به اعضای تیم ازآن استفاده می کند و نکاتی که اعضای تیم باید حین پروژه به آن رجوع کنند را در این نمودار نشان می دهد. از سوی دیگر نمودار SIPOCدر تشخیص مشکلات و مسائل و نیز جدا ساختن بخش های غیر ضروری از پروژه و یا افزودن قسمت های مورد نیاز به آن کمک شایانی می کند.

هدف نمودار چیست ؟

هدف نمودار SIPOC تشخیص و تعیین تمامی عناصر مربوط به یک فرآیند می باشد. این نمودار به شما کمک خواهد کرد تا محدوده ی پروژه بهبود فرآیند را تعیین و مرز های آن را مشخص کنید.

 

چه موقع از نمودار SIPOC استفاده می شود ؟

نمودار SIPOC برای ارایه نمای کلی فرآیند در سطوح بالا و  پاسخ به سوالات زیر مفید است :

  • چه کسی ورودی فرآیند را آماده و ارایه می دهد؟
  • چه چیزی وارد فرآیند می شود؟
  • چگونه ورودی ها به خروجی ها تبدیل می شوند؟
  • چه نتیجه ای از فرآیند حاصل می شود؟
  • چه کسی خروجی های فرآیند را دریافت میکند؟

 

چگونه نمودار SIPOC را رسم کنیم ؟

برای ایجاد نمودار SIPOC مراحل زیر را دنبال کنید :

مرحله اول : یک محدوده کاری مشخص کنید تا تیم بتواند در آن جا به طور فعال در ایجاد نمودار SIPOC مشارکت کند.

نکته: این محدوده کاری می تواند شامل رسم یک نمودار با تیتر های S-I-P-O-C  روی تخته وایت برد یا نوشتن این تیترها بر روی استیک نوت های رنگی کوچک باشد که روی دیوار چسبانده شده است.

رسم نمودار SIPOC

رسم نمودار SIPOC

مرحله دوم : نمودار SIPOC را تکمیل کنید.

  • فرآیند را مشخص کنید: چگونه و به چه شکل ورودی ها به خروجی تبدیل می شوند؟
  • توصیه ما بر آن است که این قسمت را با قسمت P شروع کنید که بخش Process از نمودار SIPOC می باشد.
  • فرآیندی که منجر به تعیین مراحل فرآیند تحت بررسی می شود باید دارای حداقل ۴ و حداکثر ۷ مرحله باشد.
  • این مراحل تبدیل به نقشه ی کلی فرآیند و همچنین حوزه و محدوده ی پروژه ی تحت بررسی می شوند.
  • ورودی ها را مشخص کنید: چه چیزی به عنوان ورودی وارد فرآیند می شود؟ (تمامی مواد خام، داده ها ،اطلاعات و هر چیزی که برای اجرای فرآیند به آن نیاز دارید را در نظر بگیرید)
  • تامین کننده را مشخص کنید: چه کسانی این ورودی ها را تهیه و تامین می کنند؟ در اینجا هر دو گروه تامین کننده های درون سازمانی و برون سازمانی می تواند مد نظر باشد .
  • خروجی ها را مشخص کنید: چه چیزی قرار است به عنوان نتیجه خروجی از فرآیند خارج شود؟
  • تمامی مشتریان ممکن را مشخص کنید: چه کسانی خروجی های فرآیند را دریافت کردند؟ در این جا هر دو گروه مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی می تواند مد نظر باشد .

مراحل تکمیل کردن نمودار SIPOC

مراحل تکمیل کردن نمودار SIPOC

مرحله سوم : از نمودار SIPOC با استفاده از یکی از قالب های آماده شده مستندات تهیه کنید.

  • به هنگام وارد کردن اطلاعات و داده ها در قالب ها، می توان از قرار دادن محتویات در هر ستون برای ایجاد یک رابطه و همبستگی میان ستون ها استفاده کرد.
  • چنانچه هیچ گونه رابطه ای میان ستون ها مد نظر نیست، پس هر ستون را از همان ردیف و همان مکان در خانه های ستون آغاز کنید.
  • یک راه برای نشان دادن ترتیب بخش های یک فرآیند، تهیه فهرست از آن فرآیند به ترتیب اجرایی آن بخش ها در هر ستون از فرآیند و سپس شماره گذاری آن ها می باشد.

نکته :

  • نمودار SIPOC برای تمرکز بر روی یک مبحث بوده به اعضای تیم کمک می کند تا بر سر یک زبان مشترک و درک فرآیند با یکدیگر به توافق برسند.
  • تمامی اعضای تیم پروژه را در ایجاد نمودار SIPOC دخالت داده و سهیم کنید.
  • به طور کاملا مشخص کنید که فرآیند در کجا آغاز شده و در کجا به پایان می رسد. این مساله به تنظیم و تعیین محدوده ی پروژه تحت بررسی کمک می کند.
  • باز بینی : ممکن است دیگران از ترتیب های دیگری استفاده کنند اما ترتیب کارهایی که انجام می دهیم از این قرار است :
  • نقاط شروع و اتمام فرآیند را کاملا مشخص کنید.
  • مراحل اصلی را انجام دهید.
  • خروجی ها را مشخص کنید.
  • مشتریان را مشخص کنید.
  • ورودی ها را مشخص کنید.
  • تامین کننده ها را مشخص کنید.

قوانین کلی برای رسم نمودار  SIPOC :

  • تا جایی که می توانید نمودار را به صورت ساده و کلی و سطح بالا ایجاد کنید : در حالت ایده آل می بایست شامل ۴ تا ۷ مرحله باشد.
  • از رسم نمودار SIPOC به تنهایی و با اتکا به فقط شخص خودتان بپرهیزید : می توانید پیش از شروع رسم نمودار، یک جلسه طوفان مغزی با حضور شرکت کنندگانی که در مورد پروژه و فرآیند تحت بررسی از دانش و اطلاعات کافی برخوردارند ترتیب بدهید. تمامی اعضاء می بایست در مورد چگونگی مراحل فرآیند با هم توافق نظر داشته باشند. در این جلسه تمامی نظرات و ایده ها در مورد عناصر نمودار را جمع آوری کنید.
  • مشتری ها همه ی کسانی هستند که خروجی های فرآیند را دریافت یا مورد استفاده قرار می دهند : مشتریان شما لزوما فقط خریداران محصول یا خدمات شما نیستند. بلکه تمامی دریافت کنندگان و کسانی که از خروجی های تولید شده در هر مرحله طی فرآیند استفاده می کنند مشتری تلقی می شوند.
  • ورودی ها الزامات کلیدی هستند : برای آن که فرآیند کار کند و آنچه که تامین کننده ها تهیه کرده اند را ارایه نمایند به ورودی ها نیاز دارید.
  • تامین کننده ها کسانی هستند که ورودی ها را تهیه و تامین می کنند : آن ها همچنین سهامداران هستند.
  • خروجی ها نتایج هر مرحله از فرایند می باشند : می توان از خروجی ها به عنوان موضوع مورد بحث و گفتگو با مشتریان استفاده کرد تا از این طریق الزامات ایشان را تعیین کنیم. هر خروجی باید یک مشتری داشته باشد. از فرم تکیمل شده در یک مرحله تا تصمیمات اخذ شده یا محصول و خدمات نهایی می تواند خروجی به حساب آید.
  • نام فرآیند باید به صورت ” از – تا ” باشد : در نمودار SIPOC، در ذیل ستون P، هرخانه مربوط به یک مرحله از فرآیند می باشد. هر کدام از این خانه ها می بایست به صورت افقی به دو قسمت تقسیم شوند. درقسمت بالایی نام کسی که این کار را انجام می دهد یا نقش او را می نویسیم. در قسمت پایینی هم نام کاری که انجام می شود را می نویسیم. نام کار باید به صورت ” فعل – اسم ” باشد. به عنوان مثال، نام اجرای سفارش را باید به صورت ” از سفارش دادن – تا – تحویل سفارش ” نوشت. نام شخص یا واحدی که این کار را انجام می دهد را باید به صورت کارمند واحد سفارش بنویسیم.
  • کارمندان و دیگر منابع انسانی سازمان ورودی محسوب نمی شوند. ورودی چیزی است که کاری روی آن انجام و تبدیل به خروجی می شود. روی کارمندان و منابع انسانی کاری انجام نمی پذیرد. همچنین قوانین تجاری نیز نباید به عنوان ورودی محسوب شوند. این قوانین فرآیند را هدایت می کنند اما از طریق فرآیند کاری روی انها انجام نمی شود.

در پایان برای روشن تر شدن موضوع به نمونه ای از نمودار SIPOC برای فرآیند خرید ماشین تهیه شده است توجه کنید :

نمودار SIPOC برای فرآیند خرید ماشین

نمودار SIPOC برای فرآیند خرید ماشین

همانطور که می بینید این نمودار برای فرآیند خرید ماشین رسم شده است :

۱- ابتدا نام یا عنوان فرآیند تعیین و در زیر ستون P نام فرآیند به صورت فعل – اسم نوشته شده است : “خرید یک ماشین”

۲- سپس نقطه ی شروع و نقطه پایان، توسط اعضای گروه مشخص شده است. زیر ستون P به تعداد ۵ خانه ایجاد شده است که مراحل انجام فرآیند در هر خانه مشخص شده است : مشخص کردن ماشین، بازبینی و رانندگی آزمایشی ماشین، مذاکره درمورد قیمت و تاریخ تحویل ماشین، امضای قرارداد و در نهایت جمع کردن ماشین.

همانطور که قبلا گفتیم تعداد این مراحل می تواند از ۴ تا ۷ مرحله باشد. همچنین می توان هر خانه را به دوقسمت تقسیم کرد. سپس در خانه بالایی نام کسی که کار را انجام می دهد و در خانه پایینی کاری که انجام می شود را نوشت. البته در مثال این کار انجام نشده است.

۳- بعد ازآن خروجی های اصلی فرآیند مشخص می شوند : ماشین انتخاب شده، هزینه پرداخت شده، اموراداری و امضای قرارداد، قرارداد خدمات و در نهایت تعیین تاریخ تحویل ماشین. هر مرحله یک خروجی دارد.

۴- مرحله بعدی مشخص کردن مشتر ی ها یا همان کسانی که قرار است خروجی های فرآیند را دریافت کنند می باشد (در اینجا شرکت ها و یا افراد  هستند). هر خروجی یک مشتری دارد.

۵- اکنون زمان آن است که ورودی های فرآیند را مشخص کنیم. یعنی مشخص کنیم برای اینکه به خروجی های تعیین شده دست بیابیم چه ورودی هایی مورد نیاز است. در اینجا ورودی ها شامل مدل های ماشین، ویژ گی های ماشین، قیمت و در نهایت در دسترس بودن ماشین می باشند.

۶- در پایان تامین کنندگان ورودی ها را مشخص می کنیم (دلالان و افراد). چه کسانی قرار است این ورودی ها را تهیه و تامین کنند؟

با استفاده از نمودار SIPOC می توانیم به درک واضح تری از  هدف و همچنین حیطه ی عملیات فرآیند واضح برسیم. با بهره گیری از این نمودار می توان با اطمینان و دانش بیشتری در مورد فرآیند سخن گفت و اطلاعات کاملی از فرآیند بدست آورد. نمودار SIPOC اختلافات نظر میان اعضای تیم را از بین برده و همگان به اتفاق نظر جمعی در مورد پروژه می رسند. به خاطر داشته باشید که ایجاد یک نمودار SIPOC تمام و کمال نشان دهنده ی آن است که پروژه برای همه اعضای تیم به خوبی تعریف، مشخص و شناخته شده است.