نمودار SIPOC چیست ؟
همانطور که می دانیم طبق تعریف موجود در استاندارد، “هر فعالیتی که با استفاده از منابع و مدیریت بهینه آن، ورودی را به خروجی تبدیل کند” فرآیند نامیده می شود و در مرحله برنامه ریزی می بایست تمامی فرآیند های سازمان را شناسایی کرد. یکی ازبهترین روش های شناسایی فرآیندها استفاده از نمودار SIPOC می باشد.
اولین مرحله در هر پروژه شش سیگما تصمیم گیری در این مورد است که آیا موضوع تحت بررسی متناسب با کاربرد ابزارهایی که در این روش مورد استفاده قرار می گیرد هست یا خیر. نمودار SIPOC حتی روشی برای تعیین این که به طور دقیق چه چیزی باید تبدیل به پروژه شش سیگما بشود ارایه می دهد. این مزیت به طور ویژه درمواردی که آن پروژه اولین پروژه ی شش سیگمایی سازمان باشد ابزاری بسیار مفید و سودمند خواهد بود. درست جایی که سازمان تصمیم می گیرد پروژه ای را دنبال کند، پیچیدگی ها و مشکلات ظاهر می شوند. همانطور که شاعر معروف تی.اس.الیوت گفته: “سایه، جایی میان ایده و واقعیت، بین حرکت وعمل، اتفاق می افتد. ” نمودار SIPOC این اطمینان را که در پروژه ی شما هیچ سایه ای اتفاق نمی افتد ایجاد می نماید. این نمودار بخشی از روشی است که سازمان را به عملیات تجاری کارآمد تر و کم هزینه بر تر سوق می دهد.
چرا نمودار SIPOC اهمیت دارد ؟
نمودار SIPOC نوعی نقشه برداری از فرآیند است. نقشه برداری فرآیند واژه ای برای توصیف امر تعیین اهداف پروژه و در بعضی موارد گام های دقیق برای دست یافتن به این اهداف می باشد. این نمودار در عین سادگی روشی موثر برای اطمینان از اینکه یکایک اعضای تیم پروژه و رهبر اجرایی آن در هماهنگی و توافق کامل با یکدیگر قرار دارند می باشد. همچنین این نمودار نمایی کلی از فرآیند را در یک نگاه به ما نشان می دهد.
نمودار SIPOC نمودار نهایی از نقشه فرآیند در سطح بالا (یعنی بدون توجه به جزئیات)، یعنی همان نقشه ای که رهبر پروژه برای تشریح سریع پروژه به اعضای تیم ازآن استفاده می کند و نکاتی که اعضای تیم باید حین پروژه به آن رجوع کنند را در این نمودار نشان می دهد. از سوی دیگر نمودار SIPOCدر تشخیص مشکلات و مسائل و نیز جدا ساختن بخش های غیر ضروری از پروژه و یا افزودن قسمت های مورد نیاز به آن کمک شایانی می کند.
هدف نمودار چیست ؟
هدف نمودار SIPOC تشخیص و تعیین تمامی عناصر مربوط به یک فرآیند می باشد. این نمودار به شما کمک خواهد کرد تا محدوده ی پروژه بهبود فرآیند را تعیین و مرز های آن را مشخص کنید.
چه موقع از نمودار SIPOC استفاده می شود ؟
نمودار SIPOC برای ارایه نمای کلی فرآیند در سطوح بالا و پاسخ به سوالات زیر مفید است :
- چه کسی ورودی فرآیند را آماده و ارایه می دهد؟
- چه چیزی وارد فرآیند می شود؟
- چگونه ورودی ها به خروجی ها تبدیل می شوند؟
- چه نتیجه ای از فرآیند حاصل می شود؟
- چه کسی خروجی های فرآیند را دریافت میکند؟
چگونه نمودار SIPOC را رسم کنیم ؟
برای ایجاد نمودار SIPOC مراحل زیر را دنبال کنید :
مرحله اول : یک محدوده کاری مشخص کنید تا تیم بتواند در آن جا به طور فعال در ایجاد نمودار SIPOC مشارکت کند.
نکته: این محدوده کاری می تواند شامل رسم یک نمودار با تیتر های S-I-P-O-C روی تخته وایت برد یا نوشتن این تیترها بر روی استیک نوت های رنگی کوچک باشد که روی دیوار چسبانده شده است.
