نرم افزار مدیریت مدارک | نرم افزار کنترل مدارک | نرم افزار کنترل مستندات | نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت مدارک | نرم افزار کنترل مدارک | نرم افزار کنترل مستندات | نرم افزار مدیریت اسناد با نام تجاری E&E DMS برای طبقه بندی مدارک سازمان و مکانیزه کردن چرخه ی ایجاد، تغییر و ابطال مدارک و نیز ثبت سوابق به کار می رود. طبقه بندی مدارک به صورت درختی نامحدود به ازای هر آرشیو مجزا و توسط تیم مدیریتی مستقل و با رعایت سطح دسترسی انجام می گیرد.

در نرم افزار مدیریت مدارک | نرم افزار کنترل مدارک | نرم افزار کنترل مستندات | نرم افزار مدیریت اسناد دسترسی عموم کاربران به مدارک براساس تنظیمات انجام شده در لیست توزیع هر مدرک صورت می پذیرد. همچنین چرخه ی ایجاد، تغییر و ابطال مدارک، منطبق با الگوهای گردش کار فرایندی از پیش تعیین شده و از طریق کارتابل هر مدرک صورت می گیرد. جهت پیگیری وضعیت درخواست های داده شده، هر کاربر می تواند وارد قسمت پیگیری درخواست ها شده و با جستجوی درخواست ثبت شده از وضعیت جاری آن مطلع گردد. در این سیستم بعد از ایجاد، تغییر و ابطال مدرک، جمع آوری نسخ منسوخ و اطلاع رسانی انتشار مدرک جدید از طریق کارتابل به اطلاع عموم ذیربط مدرک می رسد.(در صورتی که از نرم افزار ، صرفا جهت بایگانی و آرشیو اسناد استفاده می کنید و نیازی به مدیریت چرخه تغییر اسناد و مدارک ندارید، ما به شما استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد E&E را توصیه می کنیم) در قسمت ثبت سوابق، ادمین های هر حوزه می توانند سوابق مربوط به خود، نظیر جلسات بازنگری مدیریت، ارزیابی تامین کنندگان، ممیزی های داخلی و… را ثبت و بایگانی نمایند.

برچسب ها

نرم افزار مدیریت مدارک | نرم افزار کنترل مدارک | نرم افزار کنترل مستندات | نرم افزار مدیریت مستندات ISO | نرم افزار مدیریت مدارک ISO | نرم افزار مدیریت اسناد

مدیریت گردش کار ایجاد، تغییر، ابطال و توزیع مستندات
مديريت هر نوع مستند الکترونیکی
امکان اتصال گروه مدارک به فرآیند های سازمان
طبقه بندی درختی و حفاظت از مستندات سازمان
تحت وب
داشبورد مدیریت و تحلیل شاخص ها
ثبت نظر، تجربه و دانش کاربران روی هر مدرک
ماتریس ارتباط مدارک و کنترل تغییرات

ویژگی های عمومی نرم افزار مدیریت مدارک | نرم افزار کنترل مدارک | نرم افزار کنترل مستندات | نرم افزار مدیریت اسناد

امکانات مرتبط با طبقه بندی و مدیریت اسناد

  • امکان گروه بندی مدارک به صورت درختی و نامحدود (فرآیندی، ساختاری، استاندارد های مدیریتی و …)
  • امکان تنظیم چیدمان شاخه ها در درخت گروه مدارک با جا به جايی آن ها به بالا و پايين
  • امکان جابه جایی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر(جدید)
  • امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر(جدید)
  • امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش(جدید)
  • امکان تولید کد خودکار مستندات(فقط نسخه Enterprise)
  • امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر
  • دریافت Master List مدارک به تفکیک فرآیند یا گروه مدرک با فرمت گزارش، Excel، PDF و …(فرمت Excel: جدید)
  • امنیت فوق العاده در Viewer تحت وب نظیر جلوگیری از Print Screen و کنترل دسترسی مشاهده، چاپ و دانلود مستندات
  • تعريف وضعيت های مختلف مدرک بدون محدوديت تعداد توسط کاربر علاوه بر دو حالت سيستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, Draft, درحال بررسی, راکد و ..
  • شناسایی خودکار و دستی کاربر ( ۲ روش ) با اطلاعات Login ویندوز جهت ورود به سیستم (Automatic & Manual SSO) – اتصال به Active Directory شبکه
  • امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک (فقط در نسخه Enterprise)(جدید)
  • امکان تنظیم انتخابی محل نگهداری فایل پیوست مدارک به دو شکل : داخل بانک اطلاعاتی و یا در مسیر شبکه در نرم افزار مدیریت اسناد

 

 

امکانات مرتبط با کنترل مدارک

  • پوشش کامل الزامات ISO 9001 2015 در حوزه مدیریت مدارک ( کنترل مستندات | مدیریت اسناد)
  • انجام گردش کار اداری فرايند ايجاد,تغییر و ابطال مستندات(طرح,تهیه ، تاييد و تصويب) از طریق الگوهای از پیش تعریف شده و متصل به مدارک
  • امکان تعریف ساختار طبقه بندی اسناد و مدارک بر اساس مدل های گوناگون همزمان مانند فرایند های سازمان، طبقه بندی بر اساس واحد های سازمان ، درخت موضوعی و یا طبقه بندی های خاص صنایع مختلف مانند صنعت خودرو ( مدارک SQA ، مدارک SPAS )
  • امکان اتصال الگوهای گردش کار درخواست مدرک به گروه مدارک به جای اتصال موردی به تک تک مدارک موجود در گروه جهت سرعت بخشیدن به فرآیند ورود اولیه مدارک و مدیریت آتی آن ها
  • قابلیت ردیابی فرم های درخواست ایجاد، تغییر، ابطال و بازنگری دوره ای مدارک در جریان
  • امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک (جدید) به صورت کلی
  • کنترل دسترسی و مشاهده مدارک و مستندات و اعلان خودکار تغییر در مستندات پس از هربار تغییر به دریافت کنندگان مدرک (لیست توزیع مدارک)
  • تعریف و اعلان خودکار زمان بازنگری دوره ای مدارک
  • امکان ارجاع مجدد کار به نفرات قبلی برای بررسی و تکميل مستندات
  • تعريف ارتباط مستندات سازمان با يکديگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن براي حفظ يکپارچگي سيستم و در نظر گرفتن اثر تغيير هر سند بر روي ساير مستندات در نرم افزار کنترل مدارک
  • امکان دریافت مشورت از سایرین در هر مرحله از پروسه درخواست مدرک (جدید)
  • امکان ثبت سوابق از قبیل گزارشات ممیزی، ارزیابی های تامین کننده گان، فرم های پر شده، نامه های وارده، صورتجلسات و … توسط فرم ویژه ثبت سوابق
  • امکان تغییر خودکار نام، کد، شماره بازنگری و تاریخ بازنگری داخل اسناد به صورت خودکار در هنگام انتشار ویرایش جدید مدرک (فقط در نسخه Enterprise)
  • داشبورد مدیریت و ارایه نمودارهای تحلیلی شاخص های مرتبط مبتنی بر فرآیند، ساختار سازمانی با پارامتر های فیلترینگ متنوع(جدید)

 

 

ابزار جانبی

Enterprise

تماس بگیرید

  • نامحدود کاربر
  • امکان تعریفنامحدود آرشیو با مدیریت مستقل در نرم افزار

Economy

تماس بگیرید

  • ۵۰ کاربره
  • امکان تعریف۲ آرشیو با مدیریت مستقل در نرم افزار

دات نت
sql server
bootstrap
html-css