نرم افزار مدیریت فرایندها ( E&E PMS ) برای تعریف و مدیریت شناسنامه کامل فرایند های سازمان، پایش شاخص های فرایندی، دانش فرایندی، ذینفعان، ریسک ها و فرصت ها، مدارک و مستندات و مدیریت عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی مربوط به فرایندهای سازمان به کار می رود.

نرم افزار مدیریت فرایندها از زیر سیستم های زیر تشکیل شده و الزامات ISO 9001 2015 را پوشش می دهد:

• زیر سیستم تعاریف، گروه های فرایندی، فرایند ها، زیر فرایندها بر اساس نقشه فرایند سازمان ( Process Map ) و مدیریت شناسنامه عمومی فرایندها
• زیر سیستم شناسایی، تحلیل و مدیریت ذینفعان در نرم افزار مدیریت فرایندها
• زیر سیستم مدیریت دانش فرایندی : یکپارچه با نرم افزار مدیریت اسناد و نرم افزار آرشیو اسناد
• زیر سیستم تحلیل و مدیریت ریسک ها و فرصت های فرایندهای سازمان : یکپارچه با نرم افزار اقدام اصلاحی پیشگیرانه و بهبود مستمر
• زیر سیستم پایش و اندازه گیری و مدیریت شاخص های فرایندهای سازمان : یکپارچه با نرم افزار اقدام اصلاحی پیشگیرانه و بهبود مستمر
• زیر سیستم گزارشات : نمودار SIPOC، گزارشات مرتبط با وضعیت فرایند به ازای موارد گفته شده در بالا : یکپارچه با زیر سیستم داشبورد مدیریت

اندازه گیری و پایش شاخص های فرایندی در نرم افزار مدیریت فرایندها

در نرم افزار مدیریت فرایندها با فرا رسیدن موعد اندازه گیری هر شاخص، سیستم به صورت خودکار، درخواست مربوطه را صادر کرده و به کارتابل مسئول اندازه گیری هر شاخص ارسال می کند. نتایج اندازه گیری همراه فایل های حاوی اطلاعات تکمیلی و شواهد و همچنین نتایج بررسی ها و تحلیل انجام شده شامل: نقاط ضعف، نقاط قوت و تحلیل وضعیت موجود توسط کارشناس مربوطه ثبت می شود.

داشبورد مدیریت در نرم افزار مدیریت فرایندها

در نرم افزار مدیریت فرایندها سطوح مختلف کارشناسی و مدیریتی سازمان با توجه به سطوح دسترسی تعریف شده به شاخص ها، می تواند داشبوردهای تلفیقی از کنار هم قراردادن شاخص های فرآیندی تعریف شده در سازمان را بر اساس نیاز خود تعریف کرده و هر لحظه به وضعیت موجود شاخص ها دسترسی داشته باشند. نمودارهای موجود در هر داشبورد و مربوط به هر شاخص می توانند از انواع لحظه ای، روند در طول زمان و مقایسه ای باشند. همچنین شکل نمایش آنها می تواند به انتخاب کاربر به صورت عددی، میله ای، دایره ای و …. باشد.

امکانات مرتبط با تعاریف و شناسنامه عمومی فرایند در نرم افزار مدیریت فرایندها

• امکان تعریف نامحدود لایه های مختلف گروه فرایند، فرایند و زیر فرایند و فعالیت در نرم افزار مدیریت فرایندها
• امکان تعریف شناسنامه عمومی فرایند شامل: مشخصات عمومی، مالک فرایند، نماینده فرایند، واحد های مرتبط سازمانی و …
• امکان ثبت درخواست و مدیریت گردش کار تغییرات شناسنامه عمومی فرایند
• امکان دریافت گزارش و انواع خروجی از مشخصات فرایندها

امکانات مرتبط با زیر سیستم اندازه گیری و پایش شاخص ها فرایندی در نرم افزار مدیریت فرایندها

• امکان تعریف شاخص های ارزیابی هر فرآیند به تفکیک در نرم افزار مدیریت فرایندها
• امکان تعریف حد پایین، حد بالا ( معیار پذیرش ) برای هر شاخص ارزیابی
• تعریف تقویم دوره ای پایش شاخص فرآیندی . مثلاً : یک ماهه، دوماهه، سه ماهه، شش ماهه ، یک ساله
• امکان تعریف مسئول ورود اطلاعات شاخص ارزیابی جهت ارسال درخواست خودکار اندازه گیری شاخص به کارتابل وی
• امکان تعریف تعداد روز پیش دریافت درخواست قبل از موعد در کارتابل مسئول اندازه گیری شاخص. به طور مثال: ۱۰ روز قبل از موعد، ۵ روز قبل از موعد و …
• امکان ثبت نقاط ضعف، قوت و نتیجه تحلیل کارشناس مربوطه هنگام ثبت مقدار هر شاخص
• امکان تعریف داشبوردهای متنوع به دلخواه کاربر شامل: شاخص های مورد نظر وی
• قابلیت تنظیم نمایش هر شاخص فرآیندی به شکل نمودار لحظه ای یا روند
• امکان نمایش مقایسه ای شاخص ها روی یک نمودار در طول زمان مشخص
• امکان بازخوانی داشبوردهای ذخیره شده کاربر جهت دسترسی سریع به وضعیت شاخص ها در هر لحظه

امنیت و تطبیق با استانداردهای مرتبط در نرم افزار مدیریت فرایندها

• تطبیق با الزامات استاندارد ISO 9001 2015 و IATF 16949 و سایر استاندارد های مدیریتی در حوزه مدیریت فرایندها
• شناسایی خودکار و دستی کاربر (SSO) در نرم افزار مدیریت فرایندها