نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد E&E

نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد ، به شما این امکان را می دهد تا یک یا چند آرشیو درختی نامحدود جهت طبقه بندی اسناد و مدارک سازمان تعریف کنید. گروه های کاربری مربوط به هر شاخه از آرشیو های تعریف شده در نرم افزار آرشیو اسناد را با سطح مجاز دسترسی تعریف کنید. سپس اسناد و مدارک مربوط به هر شاخه را توسط افزونه Import گروهی مدارک وارد نرم افزار کنید. OCR فارسی انگلیسی و ۱۲۴ زبان دیگر، نرم افزار بایگانی اسناد E&E تحت وب بوده و می توانید از آن به طور همزمان به صورت تحت شبکه و یا روی بستر اینترنت استفاده کنید.

روش دسترسی و نمایش اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد E&E DMS امکان مدیریت دسترسی به اسناد و مدارک آرشیو را به تفکیک شخص یا گروهی از اشخاص به راحتی فراهم کرده است. جهت اعطای دسترسی ویژه به مدارک خاص، می توانید برای بعضی از اسناد و مدارک بایگانی شده در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد به تفکیک و منحصرا دسترسی مشاهده، چاپ و دانلود برای بعضی افراد تعریف کنید. با استفاده از افزونه نمایش مدارک E&E Document Viewer برای مشاهده مدارک و کنترل امنیت اسناد نیازی به نصب هیچ گونه نرم افزاری ندارید.

شخصی سازی و فیلدهای سفارشی مبتنی بر نوع سند در نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

طبقه بندی اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E به دو صورت طبقه بندی درختی موضوعی و یا بر اساس کد سند، صورت می گیرد. برای انواع مختلف سند علاوه بر امکان تعریف فیلدهای سفارشی در فرم ساز E&E، می توانید از فیلدهای عمومی از پیش تعبیه شده، استفاده کنید. به طور مثال برای نامه ها امکان تعریف انواع مشخصات، ازجمله فرستنده، گیرنده، موضوع، واحد مالک و … را دارید.

انجام عملیات گروهی جهت کاهش زمان انجام فعالیت های زمان بر در نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

شما می توانید در صورت داشتن دسترسی لازم، یک یا چند گروه مدرک را به صورت Zip دانلود کنید. همچنین جابه جایی گروهی اسناد از شاخه ای به شاخه ای دیگر، تغییر و ضعیت گروهی اسناد و … به راحتی در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E قابل انجام است.

اسکن تحت وب و جستجو در محتوای اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد شما می توانید انواع اسناد و مدارک سازمان خود شامل نامه ها، پرونده ها، اسناد مالی، فرم های پر شده، سوابق و …را توسط نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک E&E اسکن کرده و در نرم افزار بایگانی کنید. همچنین می توانید از کلمه کلیدی جهت جستجوی عمومی در کلیه مشخصات اسناد و یا از جستجوی پیشرفته جهت جستجوی مقداری مشخص در فیلدهای انتخابی، استفاده کنید. در ادامه می توانید با استفاده از افزونه جستجوی پیشرفته در محتوای مدارک، کلیه محتویات فایل های بایگانی شده را index کرده و با سرعت بالا، در محتوای اسناد و مدارک Import شده جستجو کنید.اسکن مستندات ار داخل مرورگر به راحتی انجام شده و تبدیل آن به مدرک و درخواست از کاربر جهت تکمیل سایر فیلدهای اطلاعاتی، به صورت خودکار است.

کتابخانه دیجیتال و فیزیکی در نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد E&E DMS می توانید کتابخانه دیجیتال سازمان خود را شامل اسناد الکترونیکی و فیزیکی، ایجاد کرده و مدیریت آن را به راحتی به دست بگیرید. نرم افزار بایگانی اسناد E&E DMS امکان امانت دهی اسناد فیزیکی و کتاب، پی گیری برگشت سند، مدیریت زمان، مشخصات نگهداری لوکیشن فیزیکی و … را در اختیار شما قرار می دهد. همچنین شما می توانید به راحتی برای اسناد و مدارک سازمان خود برچسب QR Code را داخل نرم افزار به صورت خودکار تولید و چاپ کرده و با نصب برچسب ها روی اسناد فیزیکی، با استفاده از موبایل و اسکن QR Code، بدون نیاز به باز کردن سند، به اطلاعات شناسنامه ای آن دسترسی داشته باشید.

سایر امکانات نرم افزار آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی اسناد

از امکانات دیگر تعبیه شده در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E، امکان درج نظر، Comment، پرسش و پاسخ و تعامل کاربران روی هر مدرک  و نشانه گذاری و افزودن به فهرست علاقه مندی ها، به تفکیک می باشد.

انواع اسناد و مدارک قابل مدیریت در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد E&E

• امکان آرشیو اسناد و مدارک صنعت خودرو شامل SQA ، SPAS و …
• آرشیو اسناد تضمین کیفیت، کنترل کیفیت و بازرسی و …
• امکان آرشیو اسناد منابع انسانی شامل پرونده آموزش، پرونده پرسنلی و …
• امکان آرشیو و مدیریت اسناد پروژه های فنی شامل نقشه ها، قرارداد و … برای پیمانکاران ، کارفرما و مشاور
• امکان طبقه بندی و نگهداری درس آموخته ها در آرشیو دانشی
• امکان نگهداری و آرشیو اسناد GMP دارویی
• مدیریت و آرشیو اسناد صنعت پخش و تولید خودکار دفترچه SMF در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

و …

امکانات مرتبط با طبقه بندی اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان گروه بندی مدارک به صورت درختی و نامحدود (فرآیندی، پروژه ای، محصولی، ساختاری، استاندارد های مدیریتی و …)
• امکان مدیریت آرشیوهای مدارک به تفکیک تیم های مجزا در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان دسترسی کاربران به صورت یکپارچه به کل آرشیو بر اساس دسترسی تعریف شده برای هر کاربر
• امکان مدیریت توزیع شده زیرشاخه های گروه مدارک توسط مدیر هر شاخه و مدیریت کلی درخت توسط کاربر ارشد نرم افزار

امکانات مرتبط با مدیریت اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان تولید کد خودکار مستندات(فقط نسخه Enterprise) با فرمول ساز داینامیک به تفکیک هر شاخه از گروه مدرک امکان تولید کد مدرک بر اساس کد گروه مدرک، شمارنده افزایشی، متن ثابت و شمارنده، سال شمسی و میلادی و …
• امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر در نرم افزار آرشیو اسناد
• امکان نگهداری و مشاهده و مقایسه تغییرات ویرایش های مختلف یک سند
• تعريف ارتباط مستندات سازمان با يکديگر(ماتریس ارتباط مدارک) در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان تعريف وضعيت های مختلف اسناد و مدارک علاوه بر دو حالت سيستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, درحال بررسی, راکد و ..
• امکان ثبت سوابق توسط فرم ویژه ثبت سوابق در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد
• دریافت Master List اسناد و مدارک به تفکیک واحد سازمانی، پروژه، محصول، فرآیند و … با فرمت گزارش، Excel، PDF و …
• امکان اسکن اسناد از داخل نرم افزار
• تولید URL یکتا برای هر مدرک جهت استفاده در سایر سامانه های نرم افزاری سازمان از جمله اتوماسیون اداری و … مثلا در متن نامه جهت جلوگیری از پیوست مداوم اسناد به نامه ها و … و پیشگیری از افزونگی داده ها و صرفه جویی در هزینه های فضای ذخیره سازی و …
• OCR فارسی انگلیسی و ۱۲۴ زبان دیگر

امکانات مرتبط با شخصی سازی محیط کاربری در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش(جدید)
• امکان تعیین رنگ جداگانه جهت نمایش هر شاخه از درخت و زیرشاخه های آن در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان تنظیم انتخابی محل نگهداری فایل پیوست مدارک : داخل بانک اطلاعاتی و یا در مسیر شبکه در نرم افزار آرشیو اسناد
• امکان جداسازی نمایش آرشیو مدارک از سوابق و یا نمایش یکپارچه هر دو کنار هم
• امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک در نرم افزار آرشیو اسناد
• امکان جابه جایی موردی و گروهی اسناد از یک گروه مدرک به گروه دیگر(جدید)
• امکان کپی و Paste ساختار شاخه های درخت جهت تسریع در مدیریت طبقه بندی مدارک و جلوگیری از دوباره کاری (کاربرد اصلی در مدیریت مدارک فنی و مهندسی)
• امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر در نرم افزار آرشیو اسناد
• امکان Drag Drop فولدرها و فایل ها به صورت گروهی جهت ایمپورت اسناد به صورت خودکار و سریع در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان تعریف محل ذخیره سازی فایل مدارک به تفکیک گروه مدرک
• تعریف تصویر مهر برای وضعیت های محتلف سند و درج خودکار روی سند به صورت Watermark هنگام نمایش یا چاپ سند

امکانات مرتبط با جستجوی اسناد و مدارک در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان دسترسی به آخرین مدارک مشاهده، چاپ و دانلود شده توسط کاربر
• امکان افزودن اسناد و مدارک به لیست علاقه مندی
• امکان جستجوی عمومی در مشخصات اسناد و مدارک با کلمه کلیدی در نرم افزار آرشیو اسناد
• امکان جستجوی اختصاصی و پیشرفته در فیلدهای اطلاعاتی اسناد و مدارک
• امکان جستجوی ترکیبی در مشخصات سند در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• امکان استخراج لیست مدارک ناقص (مدارکی که تعدادی از Metadata های شناسنامه آن ها فاقد اطلاعات است)
• امکان دریافت گزارش از شاخه های فاقد مدرک در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان جستجو در شاخه های درخت گروه مدرک برای مدیریت آرشیو های بسیار بزرگ
• امکان جستجوی پیشرفته در همه فیلد های اسناد و مدارک
• امکان جستجو در محتوای Index شده فایل های پیوست اسناد توسط موتور جستجوی نرم افزار آرشیو اسناد

امکانات مرتبط با بایگانی اسناد فیزیکی و کتابخانه در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان رزرو اسناد فیزیکی جهت به امانت گرفتن در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• امکان امانت دهی اسناد فیزیکی در نرم افزار بایگانی اسناد
• امکان ثبت مهلت امانت دهی در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• پی گیری و آلارم جهت برگشت اسناد و مدارک فیزیکی به مرکز اسناد
• تولید و چاپ برچسب شناسایی QR Code جهت نصب روی کاور مدارک کاغذی و اسناد کتابخانه شامل اطلاعات شناسایی سند

امکانات مرتبط با مجوزها و دسترسی به اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد E&E

• امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به لیست های توزیع در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• امکان تعمیم دسترسی به مدارک داخل گروه بر اساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار
• امکان اعطای دسترسی مشاهده، چاپ و دانلود برای مدارک خاص به اشخاص به جای لیست توزیع در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک و مستندات به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک (جدید) به صورت کلی
• امکان تعریف دسترسی مشاهده، چاپ، دانلود PDF و Native برای اشخاص به تفکیک هر مدرک در نرم افزار بایگانی اسناد

امنیت و تطبیق با استانداردهای مرتبط در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد  E&E

• شناسایی خودکار (SSO) و دستی کاربر در نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد
• پوشش کامل الزامات ISO/TC 171 : Document management applications در نرم افزار آرشیو اسناد
• Log کلیه فعالیت های کاربر شامل عملیات انجام شده، مدرک و سند مربوطه، IP کاربر، زمان مشاهده، چاپ یا دانلود سند و … در نرم افزار آرشیو اسناد
• JWT Enabled
• نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد E&E DMS دارای معماری سرویس گرا بوده و به راحتی به سایر نرم افزار های سازمان شما متصل می شود

امکانات و ابزار جانبی نرم افزار آرشیو اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد E&E

• فرم ساز پیشرفته جهت تعریف فیلد های سفارشی و خاص به تفکیک هر شاخه از گروه مدرک و تعمیم آن به زیرشاخه ها در نرم افزار بایگانی اسناد
• Import گروهی مستندات با حجم بسیار زیاد و با سرعت بالا به نرم افزار آرشیو اسناد با استفاده از Master List تهیه شده در فایل Excel در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
• Export گروهی مستندات به صورت درختی و حفظ ساختار موجود با فرمت Zip از نرم افزار آرشیو اسناد
• نمایش مستندات بدون نیاز به نصب Microsoft Office، Acrobat Reader، AutoCad و … کنترل سطح دسترسی جهت  نمایش، چاپ و دانلود به تفکیک هر مدرک  در نرم افزار آرشیو اسناد
• نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد با نرم افزار با نرم افزار مدیریت دانش E&E KMS یکپارچه است.
• نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد با نرم افزار اتوماسیون اداری E&E Automation یکپارچه است.
• چند زبانه: امکان تنظیم و انتخاب زبان، هنگام ورود به نرم افزار
• تولید خودکار پیام و هشدار مانند پیام دریافت کار جدید در کارتابل، پیام تاخیر، انتشار ویرایش جدید مدرک و …
• ارسال همزمان پیام ها به صورت ایمیل در Outlook  و یا پیام کوتاه ( SMS ) در نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد