نرم افزار آرشیو اسناد | آرشیو مستندات | نرم افزار بایگانی اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد | آرشیو مستندات و مدارک E&E به شما کمک می کند تا اسناد و مدارک سازمان خود را به صورت مکانیزه و الکترونیک، طبقه بندی کرده و با رعایت سطوح محرمانگی لازم، در دسترس کاربران مربوطه قرار دهید.

نرم افزار آرشیو اسناد | آرشیو مستندات E&E ، به شما این امکان را می دهد تا یک یا چند آرشیو درختی نامحدود جهت طبقه بندی اسناد و مدارک سازمان تعریف کنید. گروه های کاربری مربوط به هر شاخه از آرشیو های تعریف شده در نرم افزار آرشیو اسناد را با سطح مجاز دسترسی شامل فقط مشاهده، چاپ و دانلود و یا همه این دسترسی ها با هم، تعریف کنید. در ادامه اسناد و مدارک مربوط به هر شاخه را توسط افزونه Import گروهی مدارک وارد نرم افزار کنید. نرم افزار بایگانی اسناد E&E تحت وب بوده و می توانید از آن به طور همزمان به صورت تحت شبکه و یا روی بستر اینترنت استفاده کنید.

روش دسترسی و نمایش اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

جهت اعطای دسترسی ویژه به مدارک خاص، می توانید برای بعضی از اسناد و مدارک بایگانی شده به تفکیک و منحصرا دسترسی مشاهده، چاپ و دانلود برای بعضی افراد تعریف کنید. با استفاده از افزونه نمایش مدارک E&E Document Viewer برای مشاهده مدارک و کنترل امنیت اسناد نیازی به نصب هیچ گونه نرم افزاری ندارید. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک E&E با استفاده از افزونه نمایش مدارک E&E Document Viewer ، بیش از ۹۳ فرمت فایل را اعم از Autocad، کلیه فرمت فایل های Microsoft Office، فرمت های رایج عکس، PDF، Tiff و … را بدون نیاز به نصب هیچ کدام از نرم افزار های یاد شده برای شما در حالت کنترل شده نمایش می دهد. دکمه دانلود و چاپ فقط برای کاربرانی Active هست مجوز لازم را داشته باشند.

شخصی سازی و فیلدهای سفارشی مبتنی بر نوع سند در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

طبقه بندی اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد E&E به دو صورت طبقه بندی درختی موضوعی با شاخه های نامحدود و درخت های گوناگون و نیز برچسب های سفارشی کاربر، صورت می گیرد. برای انواع مختلف سند علاوه بر امکان تعریف فیلدهای سفارشی در فرم ساز E&E، می توانید از فیلدهای عمومی از پیش تعبیه شده و متناسب برای انواع سند، استفاده کنید. به طور مثال برای نامه ها امکان تعریف انواع مشخصات، ازجمله فرستنده، گیرنده، موضوع، واحد مالک و … را دارید.

انجام عملیات گروهی جهت کاهش زمان انجام فعالیت های زمان بر در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

برای دانلود مدارک موجود در یک گروه از نرم افزار آرشیو اسناد و به صورت Bulk، این امکان را دارید تا در صورت داشتن مجوز دسترسی لازم، مدارک را به صورت گروهی و یا انتخابی، به صورت یک جا و با فرمت Zip دانلود کنید. گزارش دسترسی کاربران به مدارک و عملیات انجام شده روی هر سند با ثبت تاریخ و جزییات برای ادمین هر آرشیو قابل مشاهده می باشد.همچنین جابه جایی گروهی اسناد از شاخه ای به شاخه ای دیگر، تغییر و ضعیت گروهی اسناد و … به راحتی در نرم افزار مدیریت اسناد E&E قابل انجام است.

اسکن تحت وب و جستجو در محتوای اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

در نرم افزار آرشیو اسناد | آرشیو مستندات شما می توانید انواع اسناد و مدارک سازمان خود شامل نامه ها، پرونده ها، اسناد مالی، فرم های پر شده، سوابق و …را توسط نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک E&E اسکن کرده و در نرم افزار بایگانی کنید. همچنین می توانید از کلمه کلیدی جهت جستجوی عمومی در کلیه مشخصات اسناد و یا از جستجوی پیشرفته جهت جستجوی مقداری مشخص در فیلدهای انتخابی، استفاده کنید. در ادامه می توانید با استفاده از افزونه جستجوی پیشرفته در محتوای مدارک، کلیه محتویات فایل های بایگانی شده را index کرده و با سرعت بالا، در محتوای اسناد و مدارک Import شده جستجو کنید.اسکن مستندات ار داخل مرورگر به راحتی انجام شده و تبدیل آن به مدرک و درخواست از کاربر جهت تکمیل سایر فیلدهای اطلاعاتی، به صورت خودکار است.

از امکانات دیگر تعبیه شده در نرم افزار نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو اسناد E&E، امکان درج نظر، Comment، پرسش و پاسخ و تعامل کاربران روی هر مدرک به تفکیک می باشد.

 

برچسب ها

نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو اسناد  | نرم افزار بایگانی مستندات | نرم افزار آرشیو مستندات | نرم افزار مدیریت اسناد | نرم افزار بایگانی اسناد | نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک | سیستم بایگانی الکترونیکی

نمایش مستندات توسط ابزار E&E Viewer
مديريت هر نوع مستند الکترونیکی
امکان Import گروهی مستندات
طبقه بندی درختی و حفاظت از مستندات سازمان
تحت وب
امکان Export گروهی مستندات
ثبت نظر، توضیحات و … روی هر سند
ماتریس ارتباط مستندات

نرم افزار آرشیو اسناد | آرشیو مستندات | نرم افزار بایگانی اسناد

امکانات مرتبط با طبقه بندی و مدیریت اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

  • امکان گروه بندی مدارک به صورت درختی و نامحدود (فرآیندی، پروژه ای، محصولی، ساختاری، استاندارد های مدیریتی و …)
  • امکان مدیریت آرشیوهای مدارک به تفکیک تیم های مجزا به طور مثال : مدیریت متمرکز آرشیو IMS در تضمین کیفیت یا سیستم ها و روش ها، مدیریت متمرکز آرشیو اسناد فنی و پروژه ها در واحد فنی و مهندسی، مدیریت آرشیو روابط عمومی در واحد روابط عمومی ، پرونده های منابع انسانی و دسترسی کاربران به صورت یکپارچه به کل آرشیو بر اساس دسترسی تعریف شده برای هر کاربر
  • امکان جداسازی نمایش آرشیو مدارک از سوابق و یا نمایش یکپارچه هر دو کنار هم
  • امکان مدیریت توزیع شده زیرشاخه های گروه مدارک توسط مدیر هر شاخه و مدیریت کلی درخت توسط کاربر ارشد نرم افزار
  • امکان جستجوی عمومی در مشخصات اسناد و مدارک با کلمه کلیدی
  • امکان جستجوی اختصاصی و پیشرفته در فیلدهای اطلاعاتی اسناد و مدارک
  • امکان تنظیم چیدمان شاخه ها در درخت گروه اسناد با جا به جايی آن ها به بالا و پايين
  • امکان جابه جایی موردی و گروهی اسناد از یک گروه مدرک به گروه دیگر(جدید)
  • امکان کپی و Paste ساختار شاخه های درخت جهت تسریع در مدیریت طبقه بندی مدارک و جلوگیری از دوباره کاری (کاربرد اصلی در مدیریت مدارک فنی و مهندسی)
  • امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر در نرم افزار آرشیو اسناد
  • امکان Drag Drop فولدرها و فایل ها به صورت گروهی جهت ایمپورت اسناد به صورت خودکار و سریع
  • امکان اسکن اسناد از داخل نرم افزار
  • امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش(جدید)

امکانات مرتبط با تعریف و دسترسی به اسناد در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

  • امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به لیست های توزیع و تعمیم دسترسی به مدارک داخل گرو ه بر اساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار و جلوگیری از دوباره کاری برای ثبت تنظیمات مشابه برای هر مدرک
  • امکان تولید کد خودکار مستندات(فقط نسخه Enterprise)
  • امکان نگهداری و مشاهده و مقایسه تغییرات ویرایش های مختلف یک سند
  • امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک در سیستم فرم ساز نرم افزار آرشیو اسناد
  • امکان جستجوی پیشرفته در همه فیلد های اسناد و مدارک
  • امکان جستجو در محتوای Index شده فایل های پیوست اسناد توسط موتور جستجوی نرم افزار آرشیو اسناد
  • امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر در نرم افزار آرشیو اسناد
  • امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک و مستندات به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک (جدید) به صورت کلی
  • تعريف ارتباط مستندات سازمان با يکديگر(ماتریس ارتباط مدارک) در نرم افزار بایگانی اسناد
  • امکان تعریف رنگ جداگانه برای هر شاخه از درخت با تعمیم خودکار به زیر شاخه ها
  • تعريف وضعيت های مختلف اسناد و مدارک بدون محدوديت تعداد توسط کاربر علاوه بر دو حالت سيستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, Draft, درحال بررسی, راکد و ..
  • امکان ثبت سوابق از قبیل گزارشات ممیزی، ارزیابی های تامین کننده گان، فرم های پر شده، نامه های وارده، صورتجلسات و … توسط فرم ویژه ثبت سوابق (جدید)
  • دریافت Master List اسناد و مدارک به تفکیک فرآیند یا گروه مدرک با فرمت گزارش، Excel، PDF و …(فرمت Excel: جدید)
  • امکان انتخاب ۲ حالت مختلف نگهداری اسناد و مدارک، درون بانک اطلاعاتی و یا در مسیر دلخواه روی Server

امنیت و تطبیق با استانداردهای مرتبط در نرم افزار آرشیو اسناد E&E

  • شناسایی خودکار و دستی کاربر ( ۲ روش ) با اطلاعات Login ویندوز جهت ورود به سیستم (Automatic & Manual SSO) – اتصال به Active Directory شبکه
  • پوشش کامل الزامات ISO/TC 171 : Document management applications در نرم افزار آرشیو اسناد

 

ابزار جانبی

نرم افزار آرشیو اسناد نسخه Enterprise

تماس بگیرید

  • نامحدود کاربر
  • امکان تعریفنامحدود آرشیو با مدیریت مستقل در نرم افزار

نرم افزار آرشیو اسناد نسخه Economy

تماس بگیرید

  • ۵۰ کاربره
  • امکان تعریف۲ آرشیو با مدیریت مستقل در نرم افزار

دات نت
sql server
bootstrap
html-css