شرح وظایف و ویژگی های مهارتی ادمین نرم افزار مدیریت اسناد | آرشیو اسناد | کنترل مدارک

شرح وظایف و ویژگی های مهارتی ادمین نرم افزار مدیریت اسناد

شرح وظایف و ویژگی های مهارتی ادمین نرم افزار مدیریت اسناد

شرح وظایف و ویژگی های مهارتی ادمین نرم افزار مدیریت اسناد | آرشیو اسناد | کنترل مدارک

شرح وظایف:

۱-تعریف گروه های مدرک آرشیو تحت مدیریت و تسلط به نحوه ی طبقه بندی درختی آن
۲-تعریف و مدیریت سایر کاربران ارشد آرشیو تحت مدیریت
۳-تعریف و مدیریت الگوهای گردش کار مدارک مرتبط با آرشیو تحت مدیریت وی
۴-تعریف و مدیریت لیست های توزیع و اعطای دسترسی به افراد جهت مشاهده، چاپ و یا دانلود مدارک آرشیو تحت مدیریت
۵-Import مدارک موجود به آرشیو نرم افزار تحت مدیریت خود
۶-Export مدارک موجود در طبقه بندی درختی آرشیو مدارک (در صورت نیاز)
۷-ثبت، ویرایش و حذف اسناد و مدارک آرشیو مدرک به صورت موردی
۸-تنظیم نحوه ی کدینگ مدارک موجود در آرشیو تحت مدیریت خود
۹-پاسخگویی به کاربران آرشیو از قبیل کم و زیاد کردن دسترسی ایشان به لیست های توزیع، حذف و اضافه ی آنها به الگوی گردش کار و… ، در نتیجه جابه جایی افراد در سازمان، جذب افراد جدید و یا خروج ایشان و جایگزینی افراد

مهارتهای مورد نیاز مدیران آرشیو:

۱-تسلط کامل به نرم افزارMicrosoft Excel،Word و نرم افزارهای تخصصی آرشیو خود
۲-روابط عمومی مناسب جهت پاسخگویی موثر به کاربران و درک نیازهای آنها
۳-ترجیحا سابقه حضور در قسمت مرکز اسناد و آشنایی با دیسیپلین های مرتبط با کنترل مستندات به صورت دستی و یا مکانیزه
۴-ثبت و پیگیری تیکت های کاربران آرشیو مربوط به خود در سامانه Help Desk شرکت سیستم های کارا و اثربخش که روی وب سایت شرکت و به صورت آنلاین موجود است.

سایر شرایط مورد نیاز:

-داشتن تایم آزاد برای مدیریت آرشیو متعلق به خود (حداقل۳ساعت در روز)